向いている人
- メール・報告書・議事録など、文章の作業に時間をとられている人
- 会議のメモを後から整理するのが苦手な人
- 社内でAIの使い方を広める担当になった人
準備するもの
- 勤務先のAI利用ルール（使ってよいサービス・入力してよい情報の範囲）
- 1週間でくり返している作業のリスト（5つ程度）
仕事でAIを使うときのコツは、作業を「材料集め」「下書き」「仕上げ」に分けて、下書きをAIに任せることです。判断と最終確認は人が持ちます。
手順
- くり返している作業を書き出す 1週間の作業を思い出し、「毎回同じ形で書いている」「材料はそろっているのにまとめるのが面倒」なものに印をつけます。メールの返信、週報、議事録、資料の目次づくりなどがよく当てはまります。
- 入力してよい情報を確認する 勤務先のルールを確認し、名前・社名・金額などを伏せる必要があるかを決めます。伏せる場合は「A社」「Bさん」のように置き換えます。
- 1つの作業で型を作る 下の「プロンプト例」のように、目的・形式・長さ・口調を書いた頼み方を作ります。うまくいったら、その頼み方をテンプレートとして保存します。
- 出力を「下書き」として直す AIの文章を、自分の言葉で直してから使います。特に宛名・日付・金額・約束ごとは原文と照らし合わせます。
- 1週間続けて、効果を記録する どの作業で何分くらい楽になったか、どこで手直しが多かったかをメモしておくと、次に任せる作業を選びやすくなります。
任せやすい作業・任せにくい作業
| 任せやすい | 任せにくい（人が判断する） |
|---|---|
| メールの下書き、言い回しの調整 | 値引き・契約条件など、相手との約束になる内容 |
| 会議メモの整理、要点の抽出 | 人事評価・採用の判断 |
| 資料の目次・構成案 | 公表前の数字の確定 |
| 表の形への整形 | 法律・会計の最終判断 |
チームで使うとき
うまくいったプロンプトを共有フォルダやチャットに集めると、チーム全体の作業が楽になります。共有するときは、プロンプトの中に顧客名や社外秘の情報が残っていないかを確認します。
すぐ試せるプロンプト例改善前と改善後を比べてみてください
返信メールの下書き
改善前
このメールに返信して
改善後
次の取引先からのメールに返信する下書きを作ってください。 ・伝えたいこと：ご提案はありがたいが、今期は予算がないため見送る。来期（4月以降）にあらためて相談したい ・相手との関係：何度か取引のある担当者。ていねいだが、かたすぎない口調 ・長さ：200字程度 --- （ここに、名前や会社名を伏せた相手のメールを貼る）
改善のポイントAIはあなたの結論を知りません。「何を伝えたいか」を先に書くと、断り・お願い・謝罪など、意図に合った文面になります。相手の名前は伏せても下書きの質は変わりません。
会議メモを議事録の形に整える
改善前
議事録にまとめて
改善後
次の会議メモを、議事録の形に整えてください。 形式： 1. 決まったこと（箇条書き） 2. 宿題（担当者・期限を表で。メモに書いていない場合は「未定」と書く） 3. 次回までに確認すること メモに書いていないことは推測で足さないでください。 --- （ここに会議メモを貼る）
改善のポイント出力の形を決めておくと、毎回同じ形の議事録になり、読み手も探しやすくなります。「推測で足さない」と書くと、メモにない担当者や期限を勝手に作るのを防げます。
プロンプト例は書き方の例です。結果はサービス・モデル・設定によって変わります。（ ）の部分は、ご自身の内容に置き換えてください。
注意点
- 社外秘の資料や顧客の個人情報は、勤務先が認めたサービス・契約以外に入力しないでください。
- 送信前のメールや社外に出す資料は、必ず自分で読み直します。宛名・日付・金額は特に確認します。
- 会議の録音・文字起こしは、参加者に伝えてから行います。
このガイドに出てくる用語
使えるサービスの例公式情報・出典つき
- Microsoft 365 CopilotMicrosoft
既存の Microsoft 365 全体で生産性向上を支援する仕事向け AI（法人向け） [1]
- NottaNotta
録音・文字起こし・AI要約を行うサービス [2]
- Otter.aiOtter.ai Inc
AIによる会議の文字起こし・メモ作成サービス（AIノートテイカー） [3]
- Notion AINotion
ドキュメント・データベース等のワークスペースに AI（エージェント、ミーティングノート、検索）を組み込んだツール [4]
- ZapierZapier Inc.
9,000以上のアプリをつなぐノーコード自動化プラットフォーム [5]
ここに挙げたのは例で、おすすめの順位ではありません。料金・使える機能・商用利用の条件は変わることがあるため、各サービスのページ（出典・確認日つき）と公式ページでご確認ください。
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使えるサービスの例の出典
- MicrosoftMicrosoft Copilot プランと価格 - ビジネス向けの AI | Microsoft 365（外部サイト・新しいタブ）
- NottaNotta 料金プラン（外部サイト・新しいタブ）
- Otter.ai IncPricing | Otter.ai（外部サイト・新しいタブ）
- NotionNotion 料金プラン（日本語）（外部サイト・新しいタブ）
- Zapier Inc.Plans & Pricing | Zapier | Zapier（外部サイト・新しいタブ）
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